在辦公室與國際職場都是重要的溝通工具，若你的主管或同事是外國人，你一定有機會寫message給他們。正確的英文message寫法能提升工作效率，但錯誤的英文message，輕則降低別人對你專業能力的評價，重則延誤事情、造成公司失誤！
leave a message with somebody
首先，Message是「訊息、留言、口信」的意思。當你打電話到ABC公司要找Mr. Smith，而他的祕書告訴你Mr. Smith正好不在時，你會問這位秘書：「May I leave a message with Mr. Smith?」這是最標準的「留口信、留話」給某人的說法，用的是「leave a message with somebody」；這裡的「leave」是「留下…」的意思。
take a message
如果你的主管Ms. Mary White是外國人，而你在辦公室接到要找她的電話，她卻正好不在的時候，你可以詢問來電者：「May I take a message?」意思是「需要我幫您傳口信嗎？」這裡的「take」是記下口信再轉給相關人士的標準說法。要注意，「leave a message」與「take a message」是不同的。
現在來看看常見的「message」用法：
TO：Takashi Matsumoto
FROM：Karen Lang
TIME：9:30, Thursday
Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you. Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She'll be able to go over the contract with you then. She'll try to contact you again this afternoon.
Taken By：Mike Nguyen
辦公室留言不但內容很重要，格式也會影響這則留言的效率。
第一步要先確認這則留言的接受對象，而且要記下留話的人、留話的日期時間，以及這則留言是由誰傳話——也就是書寫這則留言的人。
從「TO：Takashi Matsumoto」可以看出，這則留言是要給Takashi Matsumoto的，而留話的人是Karen Lang，因為有「FROM：Karen Lang」字樣；留言的時間則為周四上午9時30分。
至於寫這則留言的人可以從最後的「Taken By：Mike Nguyen」看出。Taken By：Mike Nguyen即「This message is taken by Mike Nguyen.」take在此用的是「beV + p.p.」的被動式。
如果公司有既定格式的留言紙張可用，則用現成的留言單。如果沒有既定格式，可以自己書寫上：「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」。
這封口信的第一句就切中要點的指明「C&P會計事務所的Karen Lang打過電話來；她要與你安排一個新的會面時間。」第一句話中的「from」是一個很好用的介係詞，可以很快地表達「某某公司的某人」，例如「BC公關公司的Meyer女士」可以用Ms. Meyer from BC PR表示。
傳口信的Mike Nguyen接著寫道：「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She'll be able to go over the contract with you then.」句中的「instead of」是多益測驗的常用片語，表示「不…而改…」或「代替…」。
例句：
We used smartphones instead of traditional cell phones.
我們不使用傳統式手機而改用智慧型手機。
所以，來電者要把原本周一11時的見面時間，改為周二的1時30分，而且要在那個時候與當事人一起審查合約（go over the contract with you then）。「then」這個字，不論在過去式或是未來式裡，都表示「at that time」。
例句：
I was playing the piano with my sister then.
= I was playing the piano with my sister at that time.
（我當時在和妹妹一起彈鋼琴。）
簡潔地把事情交待清楚之後，傳口信的Mike Nguyen最後要交待來電者的連絡資訊：「She'll try to contact you again this afternoon.」原來，來電者說下午她還會再打電話來。
資料來源：聯合財經報(2016/10/28)
圖片來源：Google
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